Onlangs heb ik een workshop bijgewoond over slim tijdmanagement.Hoewel ik al wist dat tijdmanagement niet de oplossing is voor tekort aan tijd, was ik toch nieuwsgierig naar de boodschap. En waarom is tijdmanagement geen oplossing als je veel te doen hebt en te weinig tijd? Omdat als je alleen effectiever met je tijd omgaat (wat al heel lastig is, maar zo meteen meer daarover), ga je nog meer doen in de tijd die je vrijmaakt. En hoe meer je doet en je tijd ermee invult, hoe meer energie dat kost, en hoe minder energie en tijd heb je voor jezelf over. Tijdmanagement gaat dus ook niet (alleen) om tijd, het gaat om jou en hoe jij met je tijd omgaat – dat is iets anders dan plannen. En belangrijker nog, hoe je met je energie omgaat. Als je belangrijke taken die je aandacht vragen, plant op de momenten van de dag dat jij de meeste energie hebt, krijg je meer gedaan in een dag. Het gaat dus niet alleen om optimaal agendabeheer, maar dat je je energie slim benut en verdeelt.
TOP 6 VOOR TIJDMANAGEMENT
Dit is hét advies van een deskundige en ervaren professional organizer:
- Herstel het vermogen om je aandacht te blijven richtenop één taak, gesprek of prestatie
- Doeéén ding tegelijk, en maak de taak ook af. Je brein is niet gemaakt voor multitasken en je loopt alleen vertraging op door je aandacht steeds te verdelen
- Houdvoldoende pauzes, en zorg ervoor dat je ook hersteltvan druk en spanning (op een gezonde manier, of door te lummelen)
- Vraag om hulp én neem de hulp ook aan
- Zorg voor commitment aan je taak of project, of je belofte, maar wees niet de ergste werkgever die je niemand toewenst
- Vergeet niet dat het ook leuk mag zijn! Doe dingen met plezier, je mag er ook van genieten!
MINDFULNESS BEVORDERT JE TIJDMANAGEMENT
Toen ik de bovenstaande lijst zag viel mij direct iets op. Veel van de bovenstaande adviezen hebben een duidelijke link met mindfulness:
- Mindfulness en meditatie verbeteren je vermogen om je aandacht te richten -je focus -, en dus ook je prestatie en het met succes voltooien van taken.
- Mindfulness helpt bij het schakelen van automatische piloot (en multitasking, wat we eigenlijk niet kunnen) op bewust handelen, waardoor je betere resultaten kunt verwachten.
- Mindfulness stimuleert het nemen van time-outs; een pas op de plaats, bewuster voelen hoe het met je gaat en hoe je je voelt, wat nu belangrijk is en je aandacht verdient.
- Zelfzorg en tijd vrijmaken voor ontspanning op jouw manier zijn belangrijke thema’s in de mindfulness training.
- Als onze innerlijke criticus wel eens wat stiller wordt en we zachter en milder met ons zelf leren omgaan, is het ook makkelijker om hulp te vragen en niet alles alleen te hoeven doen.
* Begin maar eens met een micro-experiment: als je iemand je vandaag of morgen hulp aanbiedt, kun je dan ‘ja, dank je’ zeggen? - Mindfulness verbetert ook je opmerkzaamheid waardoor je weer de kleine, prettige en mooie dingen ziet en ze meer waardeert. Mindfulness bevordert het plezier in het leven, ook in de allerkleinste, dagelijkse dingen. Niet alles moet, less is more.
PERFECTIONIST, TWIJFELAAR OF TREUZELAAR?
We zijn allemaal anders. Misschien ken je iemand die niet snel tevreden is en streeft naar nóg beter, en eindeloos bezig is met details? Bang om iets uit handen te geven omdat het misschien niet goed genoeg is, en commentaar (of nog erger, falen), oplevert. Deze persoon blijft eindeloos bezig zonder uiteindelijke resultaat, of loopt vertraging op (of werkt zich tot burn-out). We noemen hem of haar een perfectionist. Verwachtingen van een perfectionist zijn vaak niet realistisch binnen het tijdskader, en het favoriete woord is moeten. Perfectionist wil vooral alles onder controle houden, en verantwoordelijkheidsgevoel is hoog, net als dienstbaarheid. Herkenbaar…?
Treuzelaar wil wel, maar het komt er niet van, klassiek geval van uitstelgedrag. Hij/zij stelt vooral te grote, minder leuke of te moeilijke taken vaak het liefst uit, tot het laatste moment. Vaak zijn het taken waar hij/zij niet genoeg waardering voor of voldoening van krijgt, en is de treuzelaar daarom ook niet goed gemotiveerd. Vaak zwicht de treuzelaar voor kortetermijnfijn, met als gevolg langetermijnpijn, en bovendien een slechte tijdmanagement.
De twijfelaar dan? Die twijfelt eindeloos aan de keuzes, en weet niet welke optie het beste is, of waaraan nu te beginnen. Prioriteiten stellen is voor hem/haar lastig. Het is overigens een illusie om betere keuze te kunnen maken als je meer informatie hebt. In sommige gevallen klopt dat, maar nog vaker dit: hoe meer informatie we vergaren, hoe slechtere beslissingen we vaak maken – of hoe langer het duurt voordat we überhaupt hebben gekozen. Fear Of Better Optionsbetekent dat iemand niet kan kiezen of ergens aan beginnen, omdat er misschien nog betere opties kunnen komen.
En wat als je jezelf in alle drie herkent…? Tja, dan is tijdmanagement wel een uitdaging voor je.
SMARTPHONE HEEFT ONS FOCUS VERNIETIGD
We hebben meer vrije tijd dan 50 jaar geleden, en toch komen we tijd tekort. We hebben ook tekort aan ruimte en aan goede focus om taken af te maken.
Behalve dat sociale media en de mobiele telefoon de grootste vernietiger zijn van ons vermogen om te focussen en aandacht langdurig ergens op te richten (hierover groeit de wetenschappelijk bewijslast gestaag), is het ook funest voor ons eigenwaardeomdat we onszelf continue met de buitenwereld vergelijken. Steeds meer mensen kampen met somberheid of depressie, en de hoeveelheid voorgeschreven antidepressiva is nog nooit zo hoog geweest in Nederland. Inmiddels weten de neurowetenschappers waarom sociale media zo verslavend is. Helaas weten Facebook en andere platforms dat ook.
BEWUSTWORDING IS DE BASIS
Als je dus betere tijdmanagementvaardigheden wilt ontwikkelen, is het goed om bij jezelf te beginnen. Neem de perfectionist, treuzelaar en/of twijfelaar onder de loep. Stop met het continue streven naar beter of sneller, constant presteren, bevestiging zoeken bij anderen, je dienstaar maken voor alles en iedereen. Durf te ont-spullen, te ont-moeten, leegte in je agenda plannen en meer en vaker te ontspannen. Als je fit en vitaal bent, is je energie beter en zijn ook je focus en tijdmanagement efficiënter.
Bewustwording is de basis voor betere energiemanagement, en die kun je in een periode van twee maanden vergroten door deel te nemen aan een mindfulness training. Je focus verbetert, je impulsiviteit neemt af en je bent minder makkelijk afgeleid van je taak. Mindfulness helpt je met het afleren van multitasken en het richten van je aandacht op één taak of gesprek. Het bevordert je belastbaarheid én zorg voor jezelf, en vergemakkelijkt het vragen van hulp wanneer je het eigenlijk zelf niet meer redt – én het accepteren van die hulp.
Door deze vaardigheden te ontwikkelen of te herstellen kom je al een heel eind. Haal daarnaast ook de sociale media van je mobiel (gewoon de apps verwijderen – ja, je kunt het wel!). Dat helpt bij het herstel van je concentratievermogen. En tot slot, onderzoek voor jezelf wanneer jij de meeste (frisse) energie hebt om veeleisende taken of werk te doen, en maak je planning op basis van je energieniveau i.p.v. tijdsindeling.
Veel succes!
p.s. Wil jij de TOP6, de in deze blog genoemde kwaliteiten en vaardigheden voor tijdmanagementverbeteren? Dat is voor iedereen mogelijk, hoe druk je het ook hebt, en hoe onmogelijk het misschien nu ook lijkt. Ik leer je graag kennen en help je verder met je energie- (en tijd)management met mindfulness! Neem gerust contact met mij op
Liefs,
Laura
WIL JE HET BLOG LIEVER LUISTEREN?